オフィスの規模によっても異なりますが、デスク・ロッカー・金庫・私物用の保管庫・資料室等など、オフィスの鍵はどうしても重要な部屋や私物の保管で活用されていて、鍵の種類も豊富。
無くしてしまうと個人情報などの兼ね合いで、色々と大変な時代になりました。
中には、鍵を管理するロッカーなどもありますが、そのロッカーの鍵の保管先なども重要になってきます。
今回は、鍵の管理について考えていきます。
1.鍵は重要度によって持つ人を限定する。
面倒だったとしても、扱う情報のレベルに合わせて管理する人を決めましょう。
誰でも使えるようにするのは問題があります。
特に個人情報の管理をしているパソコン等は、会社の中でもごく一部の人しか使えないようにすることが望ましいとされています。
・個人情報を扱っている資料室やロッカー
・会社情報を扱っている資料室やロッカー
・一般的な資料室
・私物や個人のデスク、ロッカー
複製した鍵があればそちらを本人へ。マスターキーは上長が管理。
IT会社など出勤時に携帯を預かる会社の場合は、そこだけ上長のみにするなど。
個人のデスクやロッカーの鍵についても会社で保管することが望ましいです。
一箇所にまとめることができるキーボックスやキーファイルなどを活用しましょう。
2.個人の持ち出しを防ぐ仕組みを考える。
個人のデスクやロッカーの鍵は、本人に管理してもらった方が良いと考えるかも知れません。
しかし、鍵を紛失してしまったなどの理由で、鍵開けを依頼される方が多いです。
鍵によっては、業務が止まってしまうこともあります。最初からオフィス内で管理できるよう、鍵は会社で保管できる体制にした方が良いでしょう。
3.オフィスの鍵をなくしてしまったら…
年末年始や大掃除、オフィス移転などが行われると、鍵屋さんへの鍵開け依頼も増えます。
どんなに注意していても、紛失は避けられないこともあるかと思います。
オフィスの鍵を紛失してしまった場合は、速やかにメーカー名や該当の商品名などを鍵開けの専門業者へお伝えし、お願いしましょう。
また、紛失した鍵が個人情報や会社情報の管理に使っている場合は、鍵交換を行った方が良いです。
誰が拾っているか、持ち出しているか分からない以上、リスク管理を考えていきましょう。
ホッと安心！鍵レスキューでは、24時間・365日の対応が可能です。
会社の勤務時間に合わせた、就業時間や営業時間前のお問い合わせもお待ちしています。